KHZG | Von der Not, Geld ausgeben zu müssen. Zeitschiene und zu erwartender Ressourcenmangel bei Beratung und Roll-out setzen Kliniken unter Druck
Auf einen Blick
- Zum Jahresende laufen die Antragsfristen ab – die Arbeit zur Bewilligung der Anträge geht aber erst richtig los. Eine Antragslawine rollt auf das Bundesamt für Soziale Sicherung (BAS) zu.
- First come, first served – Gelder werden für zahlreiche Kliniken wohl erst Ende nächsten Jahres fließen.
- Schätzungen gehen von bundesweiter Ressourcenknappheit bei Berater:innen und bei Dienstleistern für die KHZG-geförderten Umsetzungsprojekte aus.
- Was Kliniken jetzt tun können: Wartezeiten sinnvoll nutzen und mit schlanker und standardisierter Vorgehensweise in die erfolgreiche Umsetzung gehen.
Das Bundesamt für Soziale Sicherung (BAS) hat erste Statistiken zum bisherigen Verlauf des Antragsverfahrens der KHZG-Fördermittel veröffentlicht. Dort zeigt sich ein Bild, das aufgrund der länderspezifisch unterschiedlichen Abgabetermine der Anträge kaum überrascht: Bundesländer, wie z.B. Mecklenburg-Vorpommern, die nicht zuletzt durch die gute Unterstützung der Landeskrankenhausgesellschaft bei Vorbereitung der Anträge einen frühen Abgabetermin realisieren konnten, befinden sich damit nun auch in einer guten Position für die Ausschreibung. So wurden in Mecklenburg-Vorpommern bereits 92 Anträge gestellt, die fast drei Viertel der dem Land laut Königsteiner Schlüssel zustehenden Fördermittel ausschöpft. Schaut man hingegen auf Länder wie Bayern oder Baden-Württemberg, erkennt man: Hier türmt sich eine Antragslawine auf, die auf das BAS zum Jahresende zurollen wird. In Baden-Württemberg wurden Stand 02.11.2021 keine Anträge eingereicht; in Bayern 135, die in Summe gut 107 Mio. Euro Fördermittel ausmachen. Das sind allerdings nicht einmal ein Fünftel der dem Land zustehenden Fördermittel. Da keine Hinweise darauf vorliegen, dass es in einem Bundesland zu einer Unterzeichnung kommen wird – vielmehr sind Überzeichnungen um ein 4-Faches bekannt geworden aus Ländern, die nicht mit einem Zuteilungsschlüssel je Krankenhaus gearbeitet haben – muss davon ausgegangen werden, dass in den verbleibenden Wochen 400 bis 500 Anträge allein aus Bayern eingehen werden.
Rückstau bei der Bewilligung er KHZG-Fördermittel: Viele Kliniken werden wohl erst Ende nächsten Jahres Gelder erhalten
Die voraussichtlich bundesweit 5000 Anträge müssen nach der Antragsfrist 31.12.2021 möglichst zeitnah bearbeitet werden, um den gewünschten und längst überfälligen Digitalisierungsschub auch realisieren zu können. Eine Mammutaufgabe, die die wenigen Mitarbeiter:innen des BAS, die ja auch noch Anträge aus dem Krankenhausstrukturfond 1 und 2 bedienen, bewältigen müssen. Die offizielle Aussage für die Bearbeitungsdauer lag Anfang November noch bei mindestens sechs Monaten nach Eingang. Aktuell dürfte es so sein, dass Häuser, deren Anträge in den nächsten Wochen noch eintreffen, sich wohl bis Ende nächsten Jahres gedulden müssen, bis der Geldregen auf sie niedergeht. Dies trifft wahrscheinlich auf alle Kliniken in den fünf Bundesländern zu, die laut BAS-Statistik zum 02.11.2021 noch keine Anträge gestellt haben (siehe Abbildung 1, Spalte 2: Anzahl der Anträge = 0).
Mitte November haben wir im Rahmen unseres beta_meet „KHZG: Zum Erfolg verdammt. Deshalb: beta_meet: Aus der Praxis für die Praxis“ diese Statistik bereits vorgestellt.[1]
Inzwischen liegen neue Zahlen vor. Diese bestätigen den damals prognostizierten Trend.
In Baden-Württemberg, dessen Abgabefrist für das Landesministerium im Oktober endete, sind innerhalb der vergangen Wochen 108 Anträge beim BAS eingegangen. Das ist eine beeindruckende Zahl, wenn man berücksichtigt, dass nur wenige Mitarbeiter:innen in den Ministerien zur Verfügung stehen und dass die Prüfung eines Antrags gut zwei Tage in Anspruch nimmt. Aus Bayern kam die bereits erwartete Welle: 715 Anträge auf einen Schlag. In der Hauptstadt ist wenig passiert: keine weiteren Anträge sind eingereicht worden. In Brandenburg hat man die dritte Charge an Anträgen eingereicht. Bremen hat nach wie vor Stillstand zu verzeichnen und aus Hamburg sind 70 Anträge eingegangen. Und in Hessen hat sich die Anzahl der Anträge innerhalb eines Monats verdoppelt. Sachsen und Thüringen melden ebenfalls zaghaft erste Anträge beim BAS an. Einen großen Sprung gab es noch in Sachsen-Anhalt von 22 auf 126 Anträge. Ungefähr ein Milliarde ist „antragsmäßig noch im Pott“ und wird sicherlich bis Ende des Jahres abgerufen werden.
Bearbeitungsdauer bei der Bewilligung der Fördermittel: Verschärfte Situation auf Bundesebene
Wie sieht es auf Bundesebene bei der Bewilligung der Fördermittel aus? Hier ist die Situation insofern verschärft, da noch weniger fleißige Hände eine noch größere Anzahl an Anträgen zu prüfen haben. Vergleicht man den Stand der bewilligten Fördergelder für Bayern über die beiden letzten Monate hinweg, dann zeigt sich, dass die gleiche Summe vergeben wurde wie im Vormonat: die Anzahl der eingereichten Anträge sich hier aber versiebenfacht hat. Ein ähnliches Bild tut sich in Hessen auf: auch hier eine Verdopplung der vergebenen Mittel und eine Verdopplung der eingegangenen Anträge. Wobei wir bei den vergebenen Mitteln in Hessen von 3 Prozent der zur Verfügung stehenden Gesamtsumme reden. Insgesamt wurden in einem Monat ca. 76 Mio. € bewilligt, das macht bisher in Summe 173 Mio. Ausgehend von diesem Bearbeitungstempo sind 100 Mio./Monat an bewilligten Fördermitteln realistisch. Nun ist es aber so, dass der Aufwand beim Prüfen ziemlich gleich ist – egal wie hoch die Summe ist, die da geprüft werden soll. So muss man wohl davon ausgehen, dass, egal wie man rechnet, allein aufgrund der schieren Masse an Anträgen mit einer Mittelvergabe nicht vor Ende des Jahres 2022 gerechnet werden kann, wenn der Antrag bei denen dabei sein sollte, die diesen Monat erst eingegangen sind.
Das Rennen um die Dienstleister hat bereits begonnen
Kliniken, die durch gute strukturierte Vorbereitung und Vereinheitlichung der Antragsverfahren schneller einreichen und deren Landesministerien einen schnelleren Prüfprozess realisieren konnten, sind angesichts des zu erwartenden und auch eingetretenen „Rückstaus bei der Bearbeitung“ klar im Vorteil: Sie sind unter den ersten bei der Zuteilung der Gelder und können mit gesicherter Finanzierung in die Ausschreibungsphase und Dienstleisterauswahl gehen.
Aber eine gesicherte Finanzierung über die Fördergelder ist nur der erste Schritt für die Kliniken zum Update ihrer Digitalisierung – für die konkreten Umsetzungsschritte sind sie auf (IT-)Dienstleister angewiesen. Die stehen aber auch nur mit begrenzten Personalressourcen zur Verfügung. Schätzungen gehen von einer bundesweiten Ressourcenknappheit bei Berater:innen und bei Dienstleistern für die KHZG-geförderten Umsetzungsprojekte aus.
Nach der Bewilligung der Fördergelder vergehen ggf. in einer europaweiten Ausschreibung nochmal 6−9 Monaten, sodass zum Startschuss im Sommer bzw. Herbst 2022 die Dienstleister ausgebucht sind. Ein nicht unrealistisches Szenario, auf das Kliniken sich vorbereiten sollten.
So spitzt sich für die Kliniken die Situation gleich von mehreren Seiten zu: Der Run auf die begrenzte Ressource Dienstleister und Berater:innen und gleichzeitig die klare Deadline (Ende 2024), die eine Verschiebung der Projekte mit Strafzahlungen für alle nicht umgesetzten Vorhaben belegt. Was also tun?
Auf die Plätze, fertig …: Die Zeit bis zur Bewilligung nutzen
Mit diesen Risiken muss man umgehen – akzeptieren bzw. ignorieren ist in Anbetracht der drohenden Strafe keine Option. Vielmehr sollte man in Richtung „verlagern“ denken: zum Beispiel auf Plattformen, die benötigte Leistungen bieten, damit diese nicht zu 100 Prozent über das KIS realisiert werden müssen. Eine solche Lösung kann den Zeit- und Ressourcendruck entschärfen.
Kliniken, die es sich leisten können oder deren Landesregierung eine Zwischenfinanzierung bietet, können einen vorgezogenen Maßnahmenbeginn beantragen unter Beachtung, dass die landesspezifische Fördermittelrichtlinie einen Maßnahmenbeginn zum 02.09.2020 ausdrücklich vorsieht.
Was eine Klinik ebenfalls bereits jetzt in Angriff nehmen kann, ist die Befüllung eines „Backlogs“ für sämtliche anstehenden Projekte. In diesem Backlog werden Arbeitspakete bzw. Aufgaben, notwendige Personenanzahl mit entsprechenden Qualifikationen und deren Arbeitsumfang zusammengetragen. Dieses ermöglicht eine fundierte Planung des Ressourcenbedarfs und frühzeitige -beschaffung über alle Projekte hinweg. So wird auch abschätzbar, ob das Zeitfenster bis Ende 2024 für die Umsetzung realistisch ist oder ob nachgesteuert werden muss, z.B. durch zusätzliche Ressourcen.
Best Practice
- Plattformlösungen in Betracht ziehen
- Prüfen, ob der Maßnahmenbeginn vorgezogen werden kann
- Expertenrat zu den Ausschreibungsverfahren und Empfehlung durch Vergabespezialist:innen einholen
- Backlog befüllen, um Planungssicherheit zu bekommen
[1] In der Video-Aufzeichnung der Veranstaltung finden Sie die Ausführungen zur BAS-Statistik bei 10:45 min.
Titelbild: Canva
