17 Milliarden Euro – das ist das voraussichtliche Defizit der GKV für das Jahr 2023, das das Bundesministerium für Gesundheit (BMG) für 2023 vorgefunden hat. Einen Entwurf für ein GKV-Finanzstabilisierungsgesetz wurde vom Kabinett Ende Juli verabschiedet. Konkret sieht der Entwurf u. a. vor, dass vorhandene Finanzreserven der Krankenkassen mit einem kassenübergreifenden Solidarausgleich zur Stabilisierung der Beitragssätze herangezogen werden. Zudem wird die Obergrenze für die Liquiditätsreserve des Gesundheitsfonds halbiert. Und das vor dem Hintergrund ohnehin steigender Verwaltungskosten und Personalknappheit (Stichwort demografischer Wandel) bei den Krankenkassen. Deren Handlungsspielraum für investive Vorhaben wird dadurch deutlich verkleinert und die Fähigkeit, Prozesse weiterhin qualitativ bedienen zu können oder Innovationen zu entwickeln, deutlich erschwert.

Viele Kassen haben bereits in der Automatisierung von Verwaltungsprozessen den Heilsbringer erkannt. Der Ressourceneinsatz muss vermindert werden, um Prozesse weiterhin in gewohnter Qualität anbieten zu können – dies nicht zu tun, würde mit einem Image-Verlust einhergehen. Die Automatisierung von Verwaltungskosten ist daher für Kassen der Hebel, um sich effizienter und wettbewerbsfähig für die Zukunft aufzustellen. Hier findet sich auch tatsächlich oft ein erhebliches Optimierungspotenzial, wenn Verwaltungsprozesse noch nicht digitalisiert und Mitarbeiter:innen viel Zeit mit monotonen Routineaufgaben verbringen: Formulare ausgefüllt, Daten übertragen, Kundenkonten anlegen … Robotic Process Automation (RPA) kann Workloads deutlich beschleunigen, vereinfachen und mehr Effizienz schaffen.

Warum Automatisierung oft nicht den erwünschten Effekt hat

Die Herausforderungen, vor denen Kassen stehen, fordern aufwandsarme Lösungen. Diese sollten es ermöglichen, innerhalb kurzer Zeit sowohl eine statistische, technische und fachliche Analyse zu vereinen, um die wichtigsten Prozesse zur Automatisierung zu erkennen.

Gleichzeitig erfordert diese Analyse eine gewisse Distanz und Neutralität, um den notwendigen Wissenstransfer aus den Fachabteilungen zu den Prozessinhalten anstoßen zu können.

Grundsätzlich möglich wird eine solche aufwandsarme Umsetzung, wenn umfangreiche Erfahrung im Umgang mit den Kernsystemen und den notwendigen Tools vorhanden sind – so kann eine schnelle und präzise Einschätzung der erfolgsversprechendsten Technologieauswahl erfolgen. Ideal, wenn nach der Identifizierung und Klassifizierung der relevanten Prozesse der fachliche Input der an den Prozessen beteiligten  Organisationseinheiten und auch die technischen und Governance-Aspekten für die Umsetzung der Automatisierung von Anfang an berücksichtigt werden.